Ile kosztuje dedykowane oprogramowanie dla firmy? Ceny 2026

Trzy zapytania wysłane tego samego dnia, trzy odpowiedzi. Pierwsza: „potrzebujemy warsztatu, żeby cokolwiek powiedzieć”. Druga: „od 300 tysięcy”. Trzecia nie przyszła wcale. Firma, która chciała tylko sprawdzić, czy mieści się w budżecie, wie dokładnie tyle, co przed wysłaniem maili.

Pytanie, ile kosztuje dedykowane oprogramowanie dla firmy, ma sensowną odpowiedź. Nie jedną kwotę - tu akurat „to zależy” jest uczciwe - ale przedziały, w których mieści się prawie każdy projekt, i krótką listę rzeczy, które przesuwają wycenę w górę. Tyle wystarczy, żeby zdecydować, czy w ogóle jest o czym rozmawiać.

Poniżej nasze ceny, bez zaokrąglania w górę i bez chowania ich za formularzem kontaktowym. Razem z tym, czego w kwocie nie widać: kosztem utrzymania, czasem Twoich ludzi i momentem, w którym dedykowany system się nie opłaca.

Ile kosztuje dedykowane oprogramowanie dla firmy - nasze ceny

Nie każdy projekt da się wycenić jednym zdaniem, ale każdy nasz projekt zaczyna się od jednego z dwóch produktów. Kwoty netto, oba produkty są opisane na stronie głównej.

W obu produktach cena i termin są stałe i wpisane do umowy, a 12 miesięcy opieki po starcie jest w cenie. Większy system budujemy etapami: zaczynamy od jednego procesu, a każdy kolejny wyceniamy osobno, zawsze z góry.

O tym, gdzie dokładnie w przedziale wyląduje Twój projekt, decydują trzy rzeczy: liczba procesów objętych pierwszą wersją, praca w terenie i liczba integracji z systemami, których już używasz. Dwie ostatnie pozycje podnoszą cenę zawsze - rozkładamy je niżej, bo to one najczęściej odpowiadają za różnicę między dolną a górną granicą.

Dlaczego jedni mówią 15 tysięcy, a inni 300

Rozrzut ofert na ten sam pomysł potrafi być kilkunastokrotny i nie wynika z tego, że ktoś zawyża. Wynika z trzech rzeczy, o które warto zapytać wprost, bo żadna nie jest widoczna w kwocie.

Kto siedzi w wycenie

W dużym software housie za projektem stoi zespół: project manager, analityk, osobny zespół QA, account, czasem architekt. Każda z tych osób jest w wycenie, także wtedy, gdy nie dotyka kodu. To nie jest zarzut - przy projekcie na kilkanaście osobomiesięcy taka struktura jest potrzebna.

U nas pracują dwie osoby bez podwykonawców, więc w wycenie nie ma warstwy zarządzania projektem ani pośrednika między Tobą a osobą, która pisze kod. Przy projekcie na kilkaset godzin to jest realna różnica w kwocie. Przy projekcie na kilka tysięcy godzin nasza struktura by nie wystarczyła i powiemy to wprost, zamiast się zapisywać.

Zakres: jeden proces czy cały ERP

Druga przyczyna rozjazdu jest banalna: dwie firmy wyceniają dwie różne rzeczy. Pytanie „ile kosztuje system do zarządzania firmą” jedni czytają jako komplet modułów - sprzedaż, magazyn, produkcja, kadry, księgowość - a drudzy jako zamknięcie jednego procesu, który dziś kosztuje najwięcej nerwów.

Nasze ceny startują od 10 tysięcy, bo zakładamy drugi wariant. Zaczynamy od jednej rzeczy, która boli, i dokładamy kolejne w tempie firmy. Oferta za 300 tysięcy zwykle nie jest droższa - jest po prostu o czymś innym.

Co jest gotowe, zanim zaczniemy

Logowanie, uprawnienia, role, eksport do CSV, powiadomienia, obsługa zdjęć z telefonu - to jest w każdym systemie i nikt tego nie pisze od zera. Różnica polega na tym, ile z tej warstwy dostawca ma sprawdzone we wcześniejszych wdrożeniach, a ile buduje po raz pierwszy na Twoim budżecie. Warto o to zapytać na pierwszym spotkaniu.

Trzy rzeczy, które ruszają cenę najbardziej

Liczba procesów w pierwszej wersji

To jest największy pojedynczy czynnik. Zamówienia, magazyn, serwis i raporty naraz to cztery razy więcej ekranów, reguł i przypadków brzegowych niż same zamówienia - i tyle samo razy więcej testów. Każdy dołożony proces przesuwa projekt w stronę górnej granicy, dlatego kolejne procesy lepiej dokładać osobnymi etapami, kiedy pierwszy już działa.

Praca w terenie i aplikacja mobilna

Aplikacja mobilna zawsze podnosi cenę i warto wiedzieć dlaczego, zanim uznasz ją za oczywisty dodatek. Aplikacja ze sklepu to nie jest mniejszy ekran tego samego panelu, tylko drugie oprogramowanie: osobny interfejs, publikacja w App Store i Google Play, obsługa aparatu i podpisu palcem, a przede wszystkim praca bez zasięgu.

Offline jest tu pozycją, którą najczęściej się przeocza. Technik w piwnicy albo magazynier w hali bez sieci musi móc dokończyć zlecenie, a dane mają się wysłać same, gdy telefon złapie zasięg. To znaczy: dane trzymane lokalnie na urządzeniu, kolejka wysyłki i rozstrzyganie konfliktów, kiedy dwie osoby zmieniły to samo. Ta warstwa bywa największą pojedynczą pozycją w wycenie aplikacji mobilnej i to ona najczęściej decyduje, czy projekt wyląduje przy dolnej, czy przy górnej granicy.

Nie zawsze trzeba jej od razu. Jeśli ludzie w terenie pracują w zasięgu, formularz otwierany w przeglądarce telefonu wystarczy i obejdzie się bez sklepu z aplikacjami - tak działają karty pracy w firmie elektrycznej. Jeśli wszyscy użytkownicy siedzą przy biurkach, sam panel w przeglądarce będzie najtańszy. Praca w terenie ma sens w systemie zawsze wtedy, gdy dziś kończy się kartką - bo zwykle zwraca się szybciej niż reszta, likwidując przepisywanie.

Integracje z ERP-em, który już masz

Każda integracja podnosi cenę - i to jest cena, którą prawie zawsze warto zapłacić, bo alternatywą jest ktoś w biurze przepisujący dane między dwoma programami.

Koszt integracji zależy od tego, co zastaliśmy. Jeśli Twój ERP - Comarch, Subiekt, enova, SAP czy Dynamics - udostępnia API, podłączamy się do niego i dane krążą w obie strony; to policzalna pozycja. Jeśli API nie ma, a przy starszych wdrożeniach to normalne, łączymy się bezpośrednio z bazą danych ERP-a. Czasem prościej jest dokupić u dostawcy moduł API - to koszt po Twojej stronie, który ustalamy przed wyceną. Bez API rośnie zarówno koszt, jak i ryzyko, bo więcej rzeczy trzeba sprawdzić empirycznie.

Warto wiedzieć, że samo podłączenie jest najmniejszą częścią tej pozycji - więcej czasu zajmuje mapowanie pól, ustalenie źródła prawdy przy rozbieżności i zachowanie przy awarii. Co dokładnie udostępniają Optima, Subiekt i enova365 i jak to przekłada się na wycenę, rozkładamy w osobnym tekście o integracji z ERP bez wymiany systemu.

Poza tą trójką na wycenę wpływają jeszcze:

1. Liczba ról i uprawnień. Jeden typ użytkownika jest tańszy niż pięć ról, z których każda widzi co innego i może co innego zatwierdzić.
2. Migracja danych. Kilkaset pozycji w Excelu to inna praca niż piętnaście lat historii w starym systemie z niespójnym nazewnictwem.
3. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i dostępności. Środowisko testowe, monitoring i uzgodniony czas reakcji to pozycje, które pojawiają się przy większych systemach.
4. Stopień poukładania procesu po Twojej stronie. System można zbudować na procesie, który dopiero powstaje, ale będzie to droższe niż zbudowanie go na procesie, który działa i wymaga tylko przeniesienia do narzędzia.

Ile kosztuje system CRM na zamówienie

CRM dobrze pokazuje, jak te czynniki składają się na kwotę, bo ta sama nazwa kryje bardzo różne zakresy. Sam lejek sprzedaży - kartoteka klientów, etapy, historia kontaktu, oferty i reguły przydzielania klientów - mieści się w programie „Digital Start”: jeden proces, jeden dział, bez pracy w terenie. Jedno połączenie z programem, który już masz, jeszcze się w nim mieści, a prototyp dostajesz po dwóch-trzech tygodniach, jak przy każdym innym pojedynczym procesie.

Cena rośnie wtedy, gdy CRM przestaje być kartoteką i zaczyna pokazywać liczby z magazynu i z księgowości naraz. Handlowiec u klienta chce widzieć jego ceny, limit kredytowy i to, czy towar w ogóle jest na stanie. Każda z tych trzech rzeczy mieszka w ERP-ie, nie w CRM-ie - więc pozycją w wycenie nie jest „widok ceny”, tylko integracja, która tę cenę przynosi. Wraca tu zachowanie przy awarii z poprzedniej sekcji, tyle że w terenie znaczy coś konkretnego: co pokazać, gdy ERP milczy, a klient czeka na potwierdzenie ceny. Te scenariusze rozbiera osobny tekst o integracji z ERP.

Najwyżej wychodzi CRM spinany z ERP-em w skali całej organizacji: wiele działów naraz i duże wolumeny danych. Wycena przestaje wtedy być o CRM-ie, a zaczyna być o tym, ile systemów musi się ze sobą zgadzać - i taki system budujemy etapami, każdy z własną stałą ceną.

Aplikacja mobilna dla handlowców jest osobną pozycją w wycenie, niezależnie od tego, ile kosztuje sam system. Zamówienie złożone u klienta bez zasięgu musi przeczekać na telefonie i trafić dalej dopiero po odzyskaniu sieci - a w międzyczasie ktoś w biurze mógł sprzedać ten sam towar. Rozstrzygnięcie takiego konfliktu jest pracą do wykonania, nie wariantem ekranu.

Ile kosztuje system CRM na zamówienie, rozstrzyga się więc nie na lejku, tylko na integracji. Kartoteka klientów jest tania. Kartoteka, która zna stan magazynu i limit kredytowy, jest projektem integracyjnym i kosztuje jak projekt integracyjny.

Co mieści się w cenie, a czego w niej nie ma

Mapa Systemu przed startem jest bezpłatna, a w cenie mieści się cała reszta dowiezienia: prototyp, budowa, testy z Twoim zespołem, migracja danych, uruchomienie, dokumentacja, przekazanie kodu na Twoje repozytorium i 12 miesięcy opieki po starcie. Każdy etap budowy kończy się czymś, co można obejrzeć, a ostatnią część ceny płacisz dopiero po uruchomieniu.

Czego w cenie nie ma: serwera i domeny (płacisz wprost dostawcy hostingu), kont deweloperskich w sklepach z aplikacjami, jeśli publikujemy na Twoje konta, oraz licencji na usługi zewnętrzne, gdyby system z takich korzystał - bramka SMS, mapy, podpis elektroniczny.

Osobna sprawa to zmiana zakresu w trakcie, bo zdarza się w większości projektów. Zwykle nie chodzi o kaprys, tylko o to, że przy pierwszej wersji ktoś z zespołu widzi działający ekran i mówi coś, czego nie powiedziałby przy najlepszym warsztacie na świecie. Ustalamy wtedy jedną z dwóch dróg: drobna zmiana wchodzi w bieżący etap, a większa staje się osobnym etapem z własną wyceną i terminem. Czego nie robimy, to dokładanie zakresu po cichu i przysyłanie faktury z niespodzianką na końcu. Cena z wyceny się nie zmienia - jeśli coś z uzgodnionego zakresu zajmie nam dłużej, dopłacamy my.

Koszty, o których nikt nie mówi na starcie

Największą pozycją spoza faktury jest czas Twoich ludzi. Warsztat, decyzje, testy na prawdziwych danych i wyłapywanie nietypowych przypadków to praca, której nikt nie wykona za Ciebie, bo nikt inny nie wie, jak naprawdę działa Twoja firma. Realnie: kilkanaście do kilkudziesięciu godzin osoby, która zna proces najlepiej - zwykle najbardziej zajętej w firmie.

Druga pozycja to okres przejściowy. Przez kilka tygodni po starcie zespół pracuje wolniej, bo uczy się nowego narzędzia, a część danych bywa prowadzona równolegle po staremu. To normalny etap wdrożenia, nie jego wada - ale warto go wpisać w plan, zamiast tłumaczyć się z niego przed zarządem. Pytania ludzi z tego okresu trafiają do nas, a nie do Twojego biura, bo to część opieki po starcie.

Ile kosztuje utrzymanie po wdrożeniu

Za sam system nie ma abonamentu. Jest Twój, kod stoi na Twoim repozytorium, liczba użytkowników nie zmienia ceny - dziesiąta osoba w firmie kosztuje tyle samo co pierwsza, czyli nic.

Zostaje koszt serwera i domeny, rzędu kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie, płacony wprost dostawcy hostingu, nie nam. Rozrzut w tych widełkach nie jest przypadkowy. Panel dla kilku osób w biurze, obsługujący kilkaset dokumentów miesięcznie, zmieści się na zwykłym serwerze wirtualnym i wyląduje przy dolnej granicy. Górna granica pojawia się wtedy, gdy dochodzą rzeczy, które kosztują niezależnie od liczby użytkowników: zdjęcia z terenu zajmujące miejsce, kopie zapasowe trzymane dłużej niż tydzień, osobne środowisko testowe albo wymóg, żeby system odpowiadał szybko o ósmej rano, kiedy cały zespół loguje się naraz.

Pierwsze 12 miesięcy opieki jest w cenie projektu: naprawiamy błędy, na każde zgłoszenie odpowiadamy w ciągu dnia roboczego, a po 90 dniach sprawdzamy w danych systemu, kto z niego korzysta. Nowe funkcje i zmiany wymuszone przez przepisy wyceniamy osobno, zawsze z góry. Po roku możesz zostać z nami w ramach stałej opieki albo rozwijać system z kimkolwiek innym.

Warto wiedzieć, co się dzieje, gdy potem przez rok nie zamówisz nic. System działa dalej, bo nie wygasa mu żadna licencja i nikt go zdalnie nie wyłącza - to jest praktyczna konsekwencja tego, że jest Twoją własnością. Uwagi wymagają dwie rzeczy, obie po stronie hostingu: aktualizacje bezpieczeństwa serwera i, jeśli masz aplikację mobilną, wymagania sklepów Apple i Google, które co jakiś czas wymuszają przebudowanie aplikacji pod nową wersję systemu. Pierwsze zwykle robi dostawca hostingu w ramach usługi, drugie jest raz na jakiś czas kilkoma godzinami pracy. Mówimy o tym na starcie, żeby nikogo nie zaskoczyło po dwóch latach.

Najdroższy system to nie ten z najwyższą fakturą na starcie, tylko ten, za który płacisz co miesiąc przez pięć lat i nie możesz z niego wyjść.

Dedykowane czy abonament - policzmy pięć lat

Porównanie z gotowym SaaS-em ma sens tylko wtedy, gdy liczy się je w czasie i na konkretnej liczbie osób. Poniżej rachunek dla firmy na dziesięć osób, przy założeniach: abonament 150 zł netto za użytkownika miesięcznie, dedykowany system z górnej granicy programu „Digital Start” (30 tys. zł), hosting 200 zł miesięcznie, rozwój 5 tys. zł rocznie.

Teraz uczciwa część. Podstaw trzy osoby zamiast dziesięciu, a SaaS schodzi do 27 tysięcy, podczas gdy system dedykowany kosztuje niezmiennie 67 tysięcy - koszt budowy nie maleje razem z zespołem. Przy tych założeniach próg opłacalności leży między siedmioma a ośmioma osobami. Jeśli nie zamawiasz rozwoju w ogóle, do porównania zostaje 42 tysiące i próg schodzi do pięciu osób.

Do tego dochodzi czas: gotowe narzędzie działa jutro, a na pierwszą wersję dedykowanego systemu czekasz dwa-trzy tygodnie. Jeśli masz mały zespół, standardowy proces i pilną potrzebę, gotowy produkt jest tańszą i szybszą odpowiedzią - piszemy o tym szerzej w tekście o tym, czy wybrać gotowy program, czy dedykowany system.

Argument, który tabela pokazuje najlepiej, to ostatni wiersz. Koszt abonamentu rośnie z firmą, koszt budowy nie.

Co na to księgowa

Kwota z oferty i kwota, która realnie obciąży wynik firmy, to dwie różne rzeczy. Dedykowane oprogramowanie z przeniesieniem praw autorskich jest zwykle traktowane jako wartość niematerialna i prawna, co zmienia sposób ujęcia w kosztach. Warunki są dwa i przy wdrożeniu na zamówienie spełnione są niemal zawsze: prawa muszą być nabyte od kogoś z zewnątrz, a system ma służyć firmie dłużej niż rok.

Zasada w skrócie: przy wartości początkowej do 10 000 zł wydatek można ująć jednorazowo, a powyżej tego progu podlega amortyzacji przez co najmniej 24 miesiące metodą liniową - inne metody są tu niedopuszczalne. W praktyce znaczy to, że system za 30 tysięcy nie wchodzi w koszty jednym ruchem, tylko rozkłada się na co najmniej dwa lata.

To jest zarys, nie porada podatkowa - kwalifikacja zależy od zapisów umowy i od tego, co dokładnie nabywasz. Zapytaj swoją księgową, zanim wpiszesz kwotę do budżetu.

Jak to wygląda w praktyce - trzy wdrożenia i ich zakres

Ceny mówią mniej niż to, co za nie powstaje. Trzy nasze realizacje z zakresem, żeby dało się przyłożyć je do własnej sytuacji.

1. System ERP dla grawerni laserowej - zlecenia, wycena i magazyn w jednym panelu zamiast wątków mailowych, stan materiału liczony z ruchów. Efekt: 3 godziny tygodniowo odzyskane z ręcznego liczenia magazynu.
2. System kart pracy dla firmy elektrycznej - karty wypełniane z telefonu zaraz po zleceniu, akceptowane w panelu przez biuro, eksport do CSV. Efekt: zero kart przepisywanych ręcznie w biurze.
3. Aplikacja dla wypożyczalni samochodów - cała flota w jednej aplikacji, terminy serwisowe liczone równolegle w dniach i kilometrach. Efekt: 8 zakładek Excela zastąpionych aplikacją.

Wszystkie trzy zamykają jeden proces i ruszyły po dwóch-trzech tygodniach - to zakres, od którego zaczyna się program „Digital Start”. Druga pokazuje przy okazji, że praca w terenie nie musi oznaczać aplikacji ze sklepu: ekipy wypełniają kartę w przeglądarce telefonu. Co w każdym z tych wdrożeń było kluczową decyzją projektową i czego świadomie nie zbudowaliśmy, rozkładamy w tekście o małych systemach dedykowanych.

Jak nie przepłacić - pięć zasad

1. Zacznij od jednego procesu. Ten, który najbardziej boli, wyceniony osobno, jest najtańszym sposobem sprawdzenia, czy dedykowany system ma u Ciebie sens. Koszt takiego sprawdzenia zamyka się w programie „Digital Start” i nie wymaga decyzji o całej firmie naraz.
2. Żądaj etapów z widocznym efektem. Projekt rozliczany w kamieniach milowych, po których coś da się kliknąć, jest projektem, z którego można wyjść. Projekt rozliczany „po zakończeniu prac” takim nie jest.
3. Umów się na kod od pierwszego dnia. Repozytorium po Twojej stronie i dokumentacja na koniec kosztują dostawcę tyle co nic, a Tobie dają możliwość rozwijania systemu z kimkolwiek. To najtańsza polisa w całym projekcie.
4. Policz abonamenty na trzy lata do przodu, nie na miesiąc. Opłata za użytkownika wygląda niewinnie przy pięciu osobach i przestaje przy piętnastu.
5. Nie kupuj wyceny z cennika, kupuj wycenę po rozmowie o procesie. Kwota podana bez rozmowy o tym, jak pracuje Twoja firma, jest zgadywaniem, które i tak zostanie skorygowane - zwykle w górę i zwykle w połowie projektu.

Od czego zacząć

Zanim poprosisz o oferty, policz jedną liczbę. Ile godzin miesięcznie schodzi w firmie na przepisywanie tych samych danych z miejsca w miejsce - z kartki do Excela, z Excela do programu do fakturowania, z maila do arkusza. Pomnóż przez stawkę godzinową osoby, która to robi, i przez dwanaście.

Ta liczba jest punktem odniesienia dla każdej oferty, jaką dostaniesz. Jeśli roczny koszt przepisywania wychodzi w okolicach kilku tysięcy, przez pięć lat nie zbierze się nawet na dolną granicę programu „Digital Start” - lepiej poszukać gotowego narzędzia. Jeśli wychodzi kilkanaście albo kilkadziesiąt tysięcy rocznie, wiesz już, o jakim budżecie warto rozmawiać - i masz argument, którego nie da się podważyć na spotkaniu z zarządem.

U nas pierwszy krok jest bezpłatny. Na Mapie Systemu przechodzimy z Tobą przez najważniejszy proces w firmie i spisujemy zakres pierwszej wersji oraz integracje, a na jej podstawie dostajesz wycenę ze stałą ceną i terminem. Mapa zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zaczniemy. Do firm z Opola i województwa opolskiego przyjeżdżamy na pierwsze spotkanie bez opłat.

Umów bezpłatną Mapę Systemu - odpisujemy w 24 godziny, zawsze osobiście.

Najczęstsze pytania

Co, jeśli mój budżet jest mniejszy niż 10 000 zł?

Poniżej tej kwoty nie zbudujemy systemu, który spełni Twoje oczekiwania, a nie chcemy sprzedawać rozczarowania. Czasem da się zawęzić zakres do jednej rzeczy, która boli najbardziej, i wrócić do reszty później - budujemy tak, żeby dało się rozbudowywać. Czasem lepiej wyjdziesz na gotowym narzędziu z abonamentem i na Mapie Systemu powiemy to wprost.

Ile trwa wdrożenie dedykowanego systemu?

Prototyp, czy to jednego procesu, czy portalu B2B, jest gotowy po dwóch-trzech tygodniach. Pełny CRM czy ERP to zwykle kilka miesięcy, oddawany etapami - po każdym jest coś do obejrzenia i przetestowania, a termin startu wpisujemy do umowy.

Czy zintegrujecie system z Comarchem, Subiektem albo enovą?

Tak. Łączymy się przez API Twojego systemu albo bezpośrednio z jego bazą danych, a dane krążą w obie strony. Czasem trzeba dokupić u dostawcy ERP-a moduł API - to ustalamy na Mapie Systemu, zanim padnie cena. Każda integracja jest osobną pozycją w wycenie i podnosi koszt, dlatego ustalamy wtedy też, które są naprawdę potrzebne w pierwszej wersji, a które mogą poczekać.

Czy przeniesiecie moje dane z Excela i starego systemu?

Tak, migracja danych jest częścią wdrożenia, nie osobnym projektem. Przenosimy na próbę jeszcze przed startem, więc wynik sprawdzasz na własnych danych, zanim system ruszy. Stary system zostaje nietknięty.

Czyj jest kod po zakończeniu projektu?

Twój, od pierwszego dnia - trafia na Twoje repozytorium na bieżąco, nie na koniec. Razem z dokumentacją, żeby dało się rozwijać system samodzielnie albo z inną firmą.

Czy dla pięcioosobowej firmy dedykowany system się opłaca?

Czasem tak, częściej nie. Przy małym zespole i standardowym procesie gotowe narzędzie zwykle wygrywa - rachunek z sekcji o pięciu latach pokazuje, że próg leży między siedmioma a ośmioma osobami. Dedykowany system opłaca się mniejszej firmie wtedy, gdy jej proces ma w sobie coś, czego żaden gotowiec nie obsługuje, albo gdy obok programu, za który już płacisz, żyje drugi arkusz.