Portal B2B: zalety i zastosowania w firmie produkcyjnej

Jeden dealer dzwoni z pytaniem o stan, drugi przysyła zamówienie mailem, trzeci w arkuszu z własnymi nazwami produktów - a ktoś w biurze przepisuje to wszystko do ERP. Portal B2B zdejmuje tę pracę z biura: dealerzy i dystrybutorzy sami składają zamówienia, widzą swoje ceny, stany i statusy, a zamówienie trafia prosto do ERP. Główna zaleta portalu B2B nie brzmi więc „więcej sprzedaży”, tylko: więcej zamówień nie wymaga większego biura.

Portal sprawdza się u producenta z siecią dealerów: przy stałych dostawach zamawianych co miesiąc i przy produktach w wariantach, gdzie każdy dealer ma swoje rabaty. Poza produkcją tak samo pracuje w hurtowni.

Popyt, który już masz, portal pozwala obsłużyć bez kolejnej osoby w biurze.

Jakie są zalety portalu B2B?

Najważniejsze zalety portalu B2B są cztery: zamówienie trafia do ERP bez przepisywania, każdy dealer widzi swoje ceny i rabaty prosto z ERP, stany, terminy i statusy sprawdza bez telefonu, a kolejny dealer to nowe konto, nie nowy etat. Wszystkie sprowadzają się do jednego: biuro przestaje być pośrednikiem przy każdym zamówieniu.

Zamówienie nie jest przepisywane. Dealer składa je sam, a do ERP trafia jako gotowy dokument. Biuro je zatwierdza, zamiast przepisywać - razem z literówkami, które przy przepisywaniu powstają.
Ceny i rabaty bez ręcznego sprawdzania. Cenniki i rabaty dealera przychodzą z ERP, więc znikają ręczne pomyłki w cenach, które dziś kończą się korektą faktury.
Stany, terminy i statusy bez telefonu. Dealer sprawdza je sam, o każdej porze - także wieczorem, kiedy biuro jest zamknięte.
Kolejny dealer to nowe konto, nie nowy etat. Bez portalu każdy nowy partner to więcej telefonów i maili, a przy pewnym wolumenie - kolejna osoba w biurze.

Ile to czasu, łatwo policzyć. Przy 30 zamówieniach dziennie po 10 minut pracy biura wychodzi 300 minut dziennie, czyli przy pięciu dniach roboczych 25 godzin tygodniowo - około 0,6 etatu liczonego jako 40 godzin. Z portalem zostaje z tego zatwierdzanie zamówień, a reszta przestaje rosnąć razem z wolumenem. Własne liczby podstawisz w kalkulatorze na stronie portalu B2B.

Jakie są zastosowania portalu B2B?

Portal B2B sprawdza się tam, gdzie zamówienie wymaga dziś rozmowy z biurem, choć nie ma w nim nic do ustalania. Typowe sytuacje to sieć dealerów producenta, stałe zamówienia powtarzane co miesiąc, produkty w wariantach z indywidualnymi rabatami oraz hurtownia, która obsługuje sklepy albo warsztaty. Zalety są wszędzie te same, różni się tylko to, skąd bierze się praca biura.

Sieć dealerów producenta. Dealerzy i dystrybutorzy zamawiają w jednym miejscu i w jednym formacie, zamiast każdy po swojemu - telefonem, mailem albo w arkuszu.
Stałe, powtarzalne zamówienia. Dealer, który co miesiąc bierze podobny zestaw, powtarza ostatnie zamówienie i zmienia tylko ilości. To ta funkcja ma sprawić, że wybierze portal zamiast telefonu.
Produkty w wariantach i indywidualne warunki. Gdy ten sam produkt ma kilka wersji, a każdy dealer swoje rabaty i progi, portal liczy cenę według reguł z ERP, z wyjątkami dla konkretnego dealera - i dealer widzi ją przy składaniu zamówienia.
Hurtownia obsługująca sklepy albo warsztaty. Hurtownia bywa w tej samej sytuacji co producent: każde zamówienie przechodzi przez biuro. Mechanizm jest identyczny - klient zamawia sam, a zamówienie trafia prosto do ERP.

Producenci korzystają z takiego kanału rzadziej niż hurtownie. Według GUS (tablica 8) sprzedaż przez stronę, aplikację albo platformę do innych firm i administracji prowadziło w 2024 r. 10,2% przedsiębiorstw przetwórstwa przemysłowego, a w handlu hurtowym - 26,5%. Badanie obejmuje firmy od dziesięciu pracujących.

Część elementów portalu B2B działa już u naszych klientów. Panel z rolami, dostępami i logowaniem dwuskładnikowym, otwierany z telefonu w przeglądarce, pracuje w systemie kart pracy dla firmy elektrycznej. Zlecenia z wyceną i cyklem statusów oraz stan magazynu liczony z ruchów, a nie wpisywany ręcznie, działają w systemie dla grawerni laserowej.

Jak sprawić, żeby dealerzy zamawiali przez portal, a nie telefonem?

Dealer przejdzie na portal, gdy złoży w nim zamówienie szybciej niż przez telefon. Dlatego portal projektuje się od strony dealera, uruchamia najpierw u kilku z nich, a potem sprawdza na liczbach, kto z niego korzysta - zamiast zakładać, że skoro portal istnieje, cała sieć sama się przestawi.

Portal, z którego nikt nie zamawia, nie odciąża biura ani o minutę.

Powtórka szybsza niż rozmowa. Ponowienie ostatniego zamówienia ma zająć kilka kliknięć, a nie wymagać wypełniania formularza od zera.
Bez instalowania. Portal działa w przeglądarce, także na telefonie.
Najpierw kilku dealerów. Pilotaż pokazuje, co przeszkadza, a poprawki z uwag pierwszych dealerów wchodzą, zanim zaprosisz resztę sieci.

Po pilotażu sprawdź trzy liczby: ile zamówień przeszło przez portal, a ile dalej przychodzi telefonem i mailem, ilu dealerów zamawia samodzielnie, a ilu nadal dzwoni, oraz ile godzin biura to oddało. Dealera, który dzwoni mimo konta, warto zapytać, czego mu w portalu brakuje - jego odpowiedź to najlepsza lista poprawek przed startem całej sieci.

Kiedy portal B2B się nie opłaca?

Gdy wszyscy dealerzy kupują po tym samym cenniku, katalog jest niewielki, a zamówienie wygląda zawsze tak samo, nie ma czego dopasowywać. Wtedy gotowa platforma B2B w abonamencie wystartuje szybciej i taniej niż własny portal - i to ją warto wybrać. Portal na własność ma sens przy indywidualnych rabatach, wyjątkach dla dealerów i produktach w wariantach. Nie płacisz za niego abonamentu ani za kolejnego dealera, a kod i dane należą do Ciebie.

Drugi sygnał to wolumen. Pięć zamówień dziennie po pięć minut to około dwóch godzin pracy biura tygodniowo. Przy takiej skali portal trudno uzasadnić - i na bezpłatnej Mapie Systemu powiemy to wprost.

Najczęstsze pytania

Czym portal B2B różni się od sklepu internetowego?

Sklep obsługuje każdego, kto wejdzie na stronę, zwykle po tym samym cenniku. Portal B2B jest zamknięty: loguje się w nim dealer i widzi swoje ceny, rabaty i progi, historię swoich zamówień i swoje faktury.

Czy do portalu B2B trzeba wymienić ERP?

Nie. Portal dokłada warstwę dla dealerów nad ERP, którego już używasz - Subiektem, Comarch Optimą czy enovą365 - i wymienia z nim dane, na ile ERP na to pozwala. W części systemów interfejs do integracji jest osobno płatny albo wymaga wyższej wersji. Co dokładnie udostępnia każdy z nich, opisujemy w tekście o integracji z ERP bez wymiany systemu.

Od czego zacząć

Przez tydzień zapisuj dwie liczby: ile zamówień od dealerów przychodzi telefonem, mailem i w arkuszach oraz ile minut biuro poświęca na jedno. To wystarczy, żeby ocenić, czy portal w ogóle ma u Ciebie sens.

Umów bezpłatną Mapę Systemu - z tymi liczbami sprawdzimy, jak zamawiają Twoi dealerzy i co udostępnia Twój ERP.